Slik forbereder du deg på eltilsyn

Har du fått varsel om eltilsyn, eller har du hatt tilsyn og mottatt rapport med avvik som må utbedres? Her er en oversikt over hva du bør ha klart før et eltilsyn.

Eltilsyn utføres av ditt lokale nettselskap på vegne av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). Det er altså ikke et statlig direktorat som utfører tilsynet, men nettselskaper som Elvia, Eviny og Lyse som gjør dette på vegne av myndighetene. Når selskaper utfører eltilsyn omtales de som Det lokale eltilsyn (DLE).

Det elektriske anlegget

Ved eltilsyn blir byggets elektriske anlegg kontrollert. De ser om det er god tilgang til sikringsskap og om det er feil eller mangler ved anlegget som øker risikoen for brann eller ulykker. Bruk og tilkobling av elektromedisinsk utstyr blir også kontrollert for å sikre at det ikke kan føre til skade på brukere eller pasienter.

Måldokumenter

Helsevirksomheter er pålagt å ha dokumenter hvor målsetting for blant annet virksomheten, HMS, informasjonssikkerhet og kvalitetsarbeid er beskrevet. Ved eltilsyn vil du som minimum bli bedt om å fremvise måldokument for HMS.

Dokumentasjon av ansvarsfordeling

Ved eltilsyn vil du kunne bli bedt om å dokumentere hvordan ansvarsområder er fordelt blant deg og dine kolleger. Daglig leder, HMS-ansvarlig, Utstyrsansvarlig og Kvalitetsansvarlig er eksempler på slike ansvarsområder. I tillegg til dokumentasjon av ansvarsfordeling, skal det også være beskrivelse av hvert ansvarsområde og oversikt over hvilke rutiner som hører til.

Dokumentasjon av elektromedisinsk utstyr

Ved eltilsyn vil du bli bedt om å fremlegge en komplett oversikt over virksomhetens elektromedisinske utstyr. Hver enkelt utstyrsenhet skal kunne identifiseres fysisk ut fra informasjonen i oversikten, og må derfor inkludere utstyrets ID eller serienummer. Er det utstyr som krever oppfølging – f.eks. regelmessig service, bytte av filter osv. – skal dette også fremkomme. Du vil kunne bli bedt om å dokumentere rutiner for oppfølging og kassering av medisinsk utstyr.

Rutiner for opplæring

En viktig del av et eltilsyn er å sjekke at virksomheten har rutiner for opplæring i bruk av elektromedisinsk utstyr (EMU). Disse skal sikre at personalet har ferdighetene og kunnskapen som kreves for å bruke utstyr på en trygg måte. Virksomheten skal ha rutiner med ferdige prosedyrer for opplæring av nye ansatte og vikarer, og når virksomheten anskaffer nytt utstyr.

Avvikssystem

Virksomheten din skal ha et system for melding og behandling av avvik. Systemet skal være tilgjengelig for alle ansatte. Behandling av avvik er viktig for at virksomheten skal lære av uønskede hendelser, og iverksette tiltak for å unngå at det skjer igjen.

Dokumenterte risikovurderinger

Driver du en helsevirksomhet er det naturlig for deg å tenke gjennom hva som kan gå galt, f.eks. ved bruk av elektromedisinsk utstyr. Ved et eltilsyn vil du bli bedt om å dokumentere dette gjennom å fremvise risikovurderinger. I risikovurderingene beskriver du hva som kan gå galt, vurderer hvor stor sjanse det er for at det skjer og hvilke konsekvenser dette kan få. Er kalkulert risiko høy skal det iverksettes tiltak.

Prosedyre for å melde hendelser til DSB

Et avvik som ofte går igjen ved eltilsyn er manglende dokumentert prosedyre for å melde fra til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. Hendelser og nesten-uhell som involverer bruk av medisinsk utstyr, og som har eller kunne ha ført til alvorlig personskade, skal meldes til DSB.

System for internkontroll

Virksomheter skal ved eltilsyn kunne dokumentere at den har et system for internkontroll og internrevisjon.

TrinnVis er et styrings- og kvalitetssystem utviklet spesielt for små og mellomstore helsevirksomheter. Er du allerede bruker av TrinnVis kan du logge deg inn her.

Vil du prøve TrinnVis gratis i 30 dager? Trykk her for mer informasjon.