For regnskapet ditt: om inntekter vs. innbetalinger

Ordner du med regnskapet for virksomheten din selv? Få oversikt over de ulike typene inntekter og innbetalinger, og hvordan de skal håndteres i regnskapet.

For å sikre korrekt og effektiv regnskapsføring i fysioterapivirksomheter er det viktig å ha klare retningslinjer for hvordan inntekter og innbetalinger skal dokumenteres og registreres. Denne veiledningen gir en oversikt over de ulike typene av inntekter og innbetalinger, og hvordan de skal håndteres i regnskapet. Ved å følge disse retningslinjene kan virksomheten oppnå bedre sporbarhet, enkel avstemming og sikre at alle lovmessige krav oppfylles.

1.    Inntekter
Alle inntekter skal være dokumentert. Fysioterapivirksomhet som leverer/utfører ulike tjenester, må regnskapsmessig registrere inntekter forskjellig. Typiske tjenester er:

Pasientbehandling
Inntekter for behandling, individuell eller i grupper, og eventuelle tilleggsleveranser til pasienter som inngår i journalsystemet, skal regnskapsføres/registreres på grunnlag av omsetningsrapport fra journalsystemet. Inntekter i regnskapet skal tilsvare beløpet for total omsetning, det vil si sum av behandlingshonorar, individuelle behandlinger og gruppebehandlinger, gebyrer og eventuell tilknyttede vareleveranser som treningsstrikk, bandasjer o.l.

De lovmessige krav om sporbarhet mellom regnskap og journalsystem oppfylles ved at periodens (månedlig er anbefalt) inntekt er dokumentert ved at man benytter utskrift av omsetningsrapport fra journalsystemet som bilag ved registrering. Ved registrering av inntekt er motposten den part foretaket forventer at innbetalingene skal komme fra. Dette kan være fra Helfo, forsikringsselskap, kommune og andre som foretar innbetaling til foretaket på vegne av pasienten, eller operatør av betalingssystemet som benyttes, for eksempel Nets/Medipay/Convene/Vipps.

Ved eventuelle kontroller/bokettersyn er det krav om at inntekter i regnskapet skal tilsvare beløpet for total omsetning i journalsystemet. Det anbefales derfor at inntekter for individuell pasientbehandling registreres på egen konto for inntekt i regnskapet. Dette vil forenkle arbeidet med årlig avstemming og ikke minst arbeidet ved kontroll/bokettersyn.

Andre inntekter
Inntekter for individuell trening og/eller gruppetrening, og andre tjenester utført/levert, for eksempel idrettsklubber, foreninger, bedrifter, kommuner og liknende, skal bokføres med utstedt faktura eller deltagerlogg som bilag. De fleste regnskapssystemer har egen funksjon for fakturering og direkte registrering av inntekt. Det er fortsatt lovlig å utstede faktura på papir, men da skal det benyttes formular med forhåndsnummerte fakturaer.

Av hensyn til enkel avstemming og kontroll anbefales det at man i regnskapet benytter egen konto for registrering av «Andre inntekter», for eksempel «xxxx Øvrige fysioterapitjenester utenfor mva-området.»

Driftstilskudd
Driftstilskudd skal registreres som inntekt. I næringsspesifikasjonen skal mottatt driftstilskudd rapporteres som post 3440 Offentlig refusjon/tilskudd. Det fleste regnskapssystemer har tilsvarende inntektskonto for bruk ved registrering. Verdien/fordelen fremgår av selve driftsavtalen og eventuelle senere bekreftelser om justering av beløpet. Det er ikke krav om spesifikk dokumentasjon ved registrering av den enkelte innbetaling. Det forutsettes at foretaket/fysioterapeuten i sine arkiver har kopier av signert driftsavtale og skriftlige bekreftelser for eventuelle justering av beløp, bankkonto eller annet.

2.    Innbetalinger

Innbetaling innebærer oppfyllelse av den «fordel» som foretaket opparbeider/oppnår som følge av «omsetning av varer eller tjenester». Når noen betaler en faktura utstedt for levering av vare eller tjeneste, mottar foretaket innbetaling til bankkonto. Ved registrering er betaleren motpost til inngang på bankkonto.

Innbetalingene kan skje ved delbetalinger fra ulike parter. Typisk er:

Pasientbetaling
Pasienter som er medlemmer i Folketrygden, har krav om at Folketrygden dekker/refunderer en del av behandlingsutgiftene. Folketrygdens/Helfos dekning av pasientens utgifter er regulert med detaljerte satser. Det vil si at foretaket ved fullført behandling har oversikt for hvilket beløp som betales av Folketrygden/Helfo, og tilsvarende om pasientens egenandel. Betaling av egenandeler kan skje på ulike måter, for eksempel kortbetaling, Vipps eller ut fra faktura, og registreres i henhold til  den aktuelle metoden, og med dato og beløp tilsvarende bankkonto.

Behandlingshonorar for pasient som ikke er medlem i Folketrygden, eller hvor hverken Helfo eller andre - uansett årsak – ikke dekker hele eller deler av behandlingsutgiftene, betales av pasienten fullt ut. Tilsvarende gjelder i situasjon hvor fysioterapeuten ikke har noen form for avtale med Helfo. Innbetaling av egenbetaling som dekker behandling fullt ut, kan også skje på ulike måter, og skal registreres i henhold til den aktuelle metoden og med dato og beløp tilsvarende bankkonto.

Helfo
Helfo ble i sin tid etablert som forenkling av prosedyrene for Folketrygdens refusjon av medlemmers behandlingsutgifter. Tidligere prosedyre var at pasienten betalte fullt ut for behandlingen direkte til fysioterapeuten, og deretter fremmet krav om refusjon fra trygdekontoret/NAV. Helfo refunderer deler av behandlingsutgiftene for medlemmer av den norske folketrygden, ref. folketrygdloven kapitel 5. Avtalefysioterapeuter har inngått en avtale med Helfo om direkte oppgjør. Dette betyr at fysioterapeuten krever refusjon, og Helfo utbetaler på vegne av pasienten.

Innbetaling fra Helfo er ikke refusjon av foretakets driftskostnader, og skal ikke registreres hverken som inntekt, offentlig refusjon eller tilskudd i foretakets regnskap og/eller næringsspesifikasjon/skattemelding. Innbetalinger fra Helfo registreres i regnskapet med likt beløp og lik dato som på konto i banken, og Debet (Til) foretakets bankkonto og Kredit (Fra) Helfo.

Innbetalinger-faktura/deltagerlogg
Fakturaer, uavhengig om utstedt i journalsystem, regnskapssystem eller på annen måte, skal angi foretakets bankkonto for bruk ved innbetaling. Faktisk mottatte innbetalinger skal regnskapsføres i henhold til mottatte innbetalinger til foretakets bankkonto.

Ved bruk av «deltagerlogg» som dokumentasjon og registrering av inntekter, skal betalingsmåte være avtalt. Erfaringsmessig benyttes ofte betalingssystem/-operatør som for eksempel Vipps eller kortbetaling i slike rutiner. Innbetalinger skal registreres i henhold til etablerte rutiner og bruk av betalingssystem, og tilhørende innbetalinger til foretakets bankkonto.

3.    Tap

Dersom foretaket ikke mottar «overføring» av «vunnet fordel», oppstår tap som i regnskapet skal registreres som kostnad, og ikke som reduksjon av inntekt.

Tap kan være skattemessig fradragsberettiget eller ikke. Skattemessig fradrag krever at foretaket kan dokumentere at det ikke er mulig å inndrive kravet, og at foretaket har forsøkt å få beløpet innbetalt. I henhold til forskriftene må kravet være eldre enn tre måneder regnet fra forfallsdato, og det må være sendt minst tre skriftlige purringer, for eksempelper e-post. For eventuelle permanent avviste krav overfor Helfo er utbetalingsbrev med forklaring tilstrekkelig dokumentasjon.

Regnskapet skal ha separate kontoer for tap, med og uten skattemessig fradrag. 

4.    Kontroller-sammenhenger

Lovverket krever at det skal være sporbarhet av alle registreringer og transaksjoner vedrørende pasienter som inngår i terapeutens timebok/pasientjournal. Informasjon på pasientnivå lagres i journalsystemet, og registrering i regnskapet baseres enklest på sammendrag/omsetningsrapport fra journalsystemet.

Ved årsoppgjør/-avslutning skal sum inntekter i regnskapet være likt med total omsetning i journalsystemet.

Sum inntekt fra driftstilskudd kontrolleres mot, og skal stemme overens med, driftsavtalen og eventuelle brev/bekreftelser om endringer i tilskuddsbeløpet.

Dette er grunnleggende forutsetninger og kontroller ved eventuelt bokettersyn. For foretak som selv utfører regnskapsarbeid og rapportering, anbefales at man årlig foretar tilsvarende avstemminger og kontroller.

Journalsystemet må ajourholdes for innbetaling av fakturaer, fra Helfo og eventuelle tap.

Oppsummering

Ved å følge disse retningslinjene for regnskapsføring av inntekter og innbetalinger kan fysioterapivirksomheter sikre at alle transaksjoner er korrekt dokumentert og registrert. Dette bidrar til bedre sporbarhet, enkel avstemming og oppfyllelse av lovmessige krav.

Regelmessige kontroller og avstemminger mellom regnskap og journalsystem er avgjørende for å opprettholde nøyaktighet, effektiv og enkel årsavslutning med utarbeidelse og innsending av skattemelding, årsregnskap og grunnlag for eventuelle bokettersyn.

Denne artikkelen er skrevet for Norsk Fysioterapeutforbund av John Schjelderup Olaisen, Norway Corporate Services (NCS). NCS er vår samarbeidspartner for medlemsfordel innenfor regnskap og skatt.

(Illustrasjonsfoto: iStockphoto.com / BartekSzewczyk)