Ny midlertid ordning for avlevering av pasientjournaler

En ny nasjonal ordning for oppbevaring av journaler ved opphør og overdragelse av virksomhet er etablert.

Helsedirektoratet har etablert en ny midlertidig ordning for avlevering av pasientjournaler for helsevirksomheter som legges ned der det ikke er aktuelt å overføre pasientjournalene til en annen bestemt virksomhet eller annet bestemt helsepersonell, og for helsepersonell som får tilbakekalt autorisasjonen og er pålagt avlevering.

For fysioterapeuter er ordningen for eksempel aktuell dersom en avtalefysioterapeut avslutter sin praksis og hjemmelen ikke videreføres av kommunen. Da vil det i mange tilfeller ikke være noen bestemt virksomhet eller bestemt helsepersonell det er aktuelt å overføre pasientjournalene til.

Hva går ordningen ut på?
Den midlertidige ordningen er ment å sikre at behandleren, for eksempel fysioterapeuten, kan få avlevert hele databasen med pasientjournaler. Fysioterapeuter bruker mange forskjellige elektroniske pasientjournalsystemer (EPJ), og ikke alle systemene har den funksjonaliteten som kreves for å kunne avlevere pasientjournalene i det formatet som Norsk helsearkiv kan ta imot. Helsedirektoratet har derfor inngått avtale med tre EPJ-leverandører (Aspit, Pridok EPJ og Arko) om å håndtere databaser slik at fysioterapeuter kan bruke ordningen uavhengig av hvilket EPJ-system de bruker. Databasen blir deretter omdannet til PDF-dokumenter, ett for hver pasient. Disse PDF-ene kan deretter avleveres til Norsk helsearkiv. Fysioterapeuter som benytter seg av ordningen må selv gå gjennom og kvalitetssikre at PDF-ene er komplette, før de avleveres til Helsearkivet.

Hvem dekker kostnadene?
I 2023 dekkes kostnaden for avlevering av database av Helsedirektoratet. Hvordan kostnadsdekning løses for kommende år, vil avhenge av de årlige bevilgningene til direktoratet.

Hvem omfattes av ordningen?
Ordningen gjelder bare for 

• virksomheter som avvikles og det ikke er aktuelt å overføre pasientjournalene til en annen bestemt virksomhet eller annet bestemt helsepersonell, og
• helsepersonell som får tilbakekalt autorisasjonen og er pålagt avlevering.

Hvordan går du frem?
Fysioterapeuter som er i målgruppen, registrerer behov for avlevering gjennom Norsk helsearkiv. Informasjon om videre prosess følger fra Helsearkivet. Du finner lenker til registreringsskjema, EPJ-leverandørene som er med i den midlertidige ordningen, og mer informasjon på Helsedirektoratets nettside om ordningen.

Mer informasjon om ordningen finner du på disse nettsidene:

Helsedirektoratets nettside om ordningen
Norsk helsearkiv/Arkivverkets nettside om ordningen

(Illustrasjonsfoto: Marianne Herfindal Johannessen, Arkivverket. Fra det historiske bildearkivet: pasientjournaler fra 1940-tallet.)